A legislação europeia que obriga à emissão de faturas eletrónicas na contratação pública está prestes a tornar-se realidade efetiva: a partir de 2019, fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica. As regras em Portugal, já previstas no Código dos Contratos Públicos, antecipam em alguns meses a imposição de Bruxelas para todos os Estados-Membros. Prepare a sua organização.
O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a UE, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”. Esta é a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU, que determina que a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, já a partir de 2019.
Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica. A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
O que NÃO É uma fatura eletrónica?
Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica.
O PDF para o cliente final não é o único caso que recai fora do âmbito do eInvoicing. Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):
• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
• Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
• Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
• OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.
Quando entra em vigor a faturação eletrónica na Administração Pública?
Prazos específicos para Portugal:
Setor Público:
• Até 18 de abril de 2019 – Organismos da administração direta do Estado e institutos públicos;
• Até 18 de abril de 2020 – Restantes organismos públicos (fundações públicas; administração local, incluindo juntas de freguesia; associações públicas e outras entidades públicas).
Setor Privado:
• Até 17 de abril de 2020 – Grandes empresas (mais de 250 funcionários; mais de 50 milhões de euros de faturação; 43 milhões de euros de balanço);
• Até 31 de dezembro de 2020 – Micro, pequenas e médias empresas.
Para mais informações, consulte o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiroconsulte o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro
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