Tecnicamente é impossível uma empresa, seja qual for a sua dimensão, realizar a sua atividade sem precisar de utilizar um número considerável de documentos.
No dia a dia, muitos desses papéis acabam empilhados, engavetados, extraviados e até mesmo esquecidos; e na hora em que são precisos torna-se complicado descobri-los. Assim, concluímos que a gestão de documentos é a melhor solução para minimizar este problema. Mas a gestão em si não é suficiente.
Padronizar processos e contar com um sistema de gestão integrada, os ERPs, são ações que otimizam e tornam muito mais seguras as tarefas de melhor organizar os documentos que são importantes para o seu negócio.
Neste artigo vamos falar sobre a importância da gestão de documentos e as vantagens de utilizar um sistema ERP para otimizar esse processo.
O que é um ERP?
ERP significa Enterprise Resource Planning - em português, Planeamento de Recursos Empresariais ou Sistema de Gestão Integrado. Ou seja, é um software de gestão cuja função é gerir e integrar todos os dados dos diferentes departamentos de uma empresa num só local: atividades de finanças, cadeia de fornecimento, operações, relatórios, fabrico, recursos humanos, entre outros.
Para melhor entender para que serve um ERP e quais as suas vantagens damos o seguinte exemplo:
Em e-commerce, quando um cliente finaliza uma compra, os dados dessa compra são automaticamente enviados para o stock. Simultaneamente, são geradas as notas fiscais e as informações acerca do pagamento são atualizadas no sistema, entrando de imediato no cálculo geral do fluxo da caixa.
Quando estas ações são realizadas de forma manual, têm que passar pelas mãos de, pelo menos, quatro profissionais de diferentes setores, mas com o auxílio de um software de ERP, todas as tarefas são concluídas de forma mais segura, prática, eficiente e rápida.
Benefícios do ERP para uma empresa
1. Gestão automatizada e completa
Implementar um ERP significa automatizar uma série de processos e tarefas que não precisam da intervenção humana, bem como estar integrado com os sistemas que possibilitam a realização de transações financeiras.
Desta forma, todos os documentos importantes para a saúde da sua atividade (extratos, notas fiscais, relatórios) são automaticamente gerados e armazenados, o que lhe possibilita ter um melhor controlo comercial, financeiro e logístico de todas as operações pré e pós-venda.
Em termos de redução de custos, um sistema de gestão de ERP minimiza os prejuízos financeiros relacionados com falhas e atrasos, bem como evita o desperdício de matérias-primas e possíveis adversidades relacionadas à performance.
2. Aumento da produtividade
Calcular custos, impostos, emitir notas fiscais e processar tudo de forma manual reflete-se em tempos de espera absurdos.
No mundo dos negócios, esse tempo é precioso. Quando os processos são automáticos, as operações são realizadas em poucos instantes existe um aumento da produtividade, uma vez que os profissionais envolvidos nos processos podem dedicar-se a outras tarefas.
3. Diminuição de prazos de entrega
Um software de ERP é a ferramenta ideal para gerir stocks, entregas e transferências pois garante um menor prazo para a finalização da negociação e logística.
4. Segurança
Os dados da sua empresa valem ouro, por isso, é preciso que estejam num local seguro. Os softwares de ERP funcionam como um cofre digital, evitando a invasão de informações, fraudes e extravios.
5. Competitividade
Os processos e dados armazenados num sistema ERP impactam diretamente na competitividade do negócio, uma vez que com o aumento da produtividade e agilidade o fluxo das tarefas torna-se mais fluido. Assim, recursos como tempo e dinheiro podem ser investidos noutras atividades.
Agora que já sabe a importância de um software de gestão integrado e os benefícios que trazem para a sua empresa, descubra as soluções que a Secis tem para lhe apresentar que o ajudem a melhorar o planeamento de recursos empresariais do seu negócio. Não adie mais, contacte-nos!
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